De start en ontwikkeling van de stichting Nederlands Boeddhistisch Archief in de periode 2012-2017

De geschiedenis van het Nederlands Boeddhistisch Archief (NBA) is geworteld in een groeiend bewustzijn dat het boeddhistische erfgoed in Nederland, dat zich vanaf 1949 gestaag heeft ontwikkeld, kwetsbaar is. Hoewel het idee voor een centraal archief al in 2010 ontstond tijdens een symposium van de Boeddhistische Unie Nederland (BUN), vond het initiatief in november 2011 een formeel onderkomen als werkgroep binnen de Stichting Vrienden van het Boeddhisme (VvB).

Dit artikel beschrijft hoe deze werkgroep in vijf jaar tijd uitgroeide van een bescheiden initiatief in Amsterdamse woonhuizen tot een verzelfstandigde stichting met een omvangrijke digitale en papieren collectie.

De pioniersfase en beleidsvorming (2012-2013)

In de zomer van 2012 bestond de werkgroep NBA uit vier leden met diverse achtergronden in de bibliotheeksector, ICT en godsdienstwetenschappen. De organisatie bevond zich in een opbouwfase waarin de nadruk lag op het formuleren van een kernvisie en het vastleggen van grondprincipes. Een cruciaal beleidsmatig besluit in deze periode was de prioritering van de collectievorming: de werkgroep koos ervoor zich de eerste twee jaar volledig te concentreren op het archief en audiovisuele media, terwijl de bestaande bibliotheek van de VvB een ‘low profile’ behield onder de naam SVB-bibliotheek. De fysieke opslag was in deze beginjaren kleinschalig en pragmatisch geregeld in de privéwoningen van de werkgroepleden in Amsterdam.

In maart 2013 werd het officiële beleidsplan vastgesteld, waarin de missie werd gedefinieerd als het zorg dragen voor het Nederlands boeddhistisch erfgoed. Het NBA stelde zich ten doel om tegen 2017 te fungeren als centrale wegwijzer, adviseur en bewaarder van dit erfgoed. De werkgroep zocht hierbij nadrukkelijk naar aansluiting bij professionele archiefmethoden en verkende de mogelijkheden van digitalisering om de toegankelijkheid te vergroten en de fysieke opslagbehoefte te beperken. In augustus 2013 werd een belangrijke organisatorische wijziging doorgevoerd: de beleidsmatige fase werd als afgerond beschouwd, waarna twee leden terugtraden en de resterende leden de uitvoering van het plan voortzetten.

Verzelfstandiging en professionele groei (2014-2015) Het jaar 2014 markeerde de overgang naar een meer formele organisatiestructuur. Om officieel zaken te kunnen doen met instanties zoals de Universiteit Leiden en om subsidies aan te kunnen vragen, was de oprichting van een eigen rechtspersoon noodzakelijk. Op 25 juni 2014 werden de statuten bij de notaris ondertekend, waarmee de Stichting Nederlands Boeddhistisch Archief een feit was. De financiering voor de oprichting werd gedragen door de BUN. In deze periode werd ook de besluitvorming rondom de interne organisatie aangescherpt, met de keuze voor een specifiek documentbeheersysteem voor het digitale archief.

De collectie breidde zich ondertussen gestaag uit door schenkingen van diverse organisaties en particulieren, variërend van archieven van boeddhistische scholen tot persoonlijke collecties van pioniers. Hoewel de samenwerking met de Universiteit Leiden werd gezocht voor de ontsluiting van materiaal, werd in de verslagen genoteerd dat dit proces door bureaucratische factoren en beperkte prioriteit bij de universiteit moeizaam verliep. Een droevig moment voor de organisatie was het overlijden van medeoprichter Jelle Seidel begin 2015. Ondanks dit verlies zette de stichting haar koers voort, waarbij de behoefte aan een grotere raad van aanbeveling en een bredere vrijwilligersbasis werd uitgesproken om de groeiende werklast te dragen.

Consolidatie en digitalisering (2016-2017)

Richting het einde van de vijfjarige periode verschoof de aandacht naar de realisatie van grootschalige projecten en het bestendigen van de positie van het NBA. Een belangrijke mijlpaal in juni 2017 was de voltooiing van de digitalisering van alle uitzendingen van de Boeddhistische Omroep Stichting (BOS). Daarnaast werd de ANBI-status voor de stichting gerealiseerd. De organisatie bleef actief zoeken naar externe opslagmogelijkheden, aangezien de capaciteit bij de bestuursleden thuis ontoereikend werd door de omvang van de verworven collecties, zoals de duizenden digitale teksten en boeken die in 2017 werden ontvangen.

De stichting manifesteerde zich in deze periode ook meer in het publieke domein, bijvoorbeeld door de organisatie van de jubileummiddag voor het 25-jarige bestaan van de BUN in 2015 en het voorbereiden van de heruitgave van historisch belangrijke boeddhistische werken. In juni 2017 werd de balans opgemaakt en werd gestart met het schrijven van een nieuw beleidsplan voor de periode 2018-2023.

Reflectie op de ontwikkeling

De ontwikkeling van het NBA tussen 2012 en 2017 toont een transformatie van een informele werkgroep naar een professionele stichting met een duidelijke rechtspositie en een erkende functie binnen de Nederlandse boeddhistische gemeenschap. De organisatie slaagde erin om, ondanks beperkte middelen en afhankelijkheid van vrijwillige inzet, omvangrijke papieren en digitale collecties veilig te stellen. Hoewel de ambitie om een centrale fysieke behuizing te vinden nog niet volledig was gerealiseerd en de samenwerking met academische instellingen uitdagend bleek, was de basis voor duurzaam boeddhistisch erfgoedbeheer in Nederland stevig gelegd.

======================================================

• Verhalend, helder en professioneel
• Geen opsommingen, maar doorlopende tekst